Vous êtes à la recherche d’une solution d’archivage et de gestion documentaire adaptée au cycle de vie de vos informations, qui soit à la fois efficace, sécurisée et en conformité avec les normes légales? Vous envisagez une transition du documents-papier à la numérisation et souhaitez mettre en œuvre une stratégie de gestion des documents intégrant un système d’archivage électronique (SAE), tout en prenant soin d’appuyer la conservation des documents sur des données structurées telles que des métadonnées? De plus, vous êtes conscient de l’importance de la conversion vers un document électronique pour bénéficier d’une gestion électronique de documents (GED) effective.
Vous avez frappé à la bonne porte ! Découvrez Arkevia, votre allié pour une gestion documentaire et un archivage sans faille.
Arkevia est une plateforme en ligne conçue pour vous aider à stocker, organiser, consulter et partager vos documents électroniques via un coffre-fort numérique hautement sécurisé. Que vous ayez besoin de gérer des factures, des courriers, des fiches de paie, des documents administratifs ou tout autre type de document, Arkevia propose une solution adaptée à vos exigences spécifiques et à votre secteur d’activité. En optant pour Arkevia, vous profiterez de nombreux avantages, qu’ils soient techniques, juridiques, économiques ou écologiques.
Dans cet article, nous vous offrons un aperçu détaillé d’Arkevia : sa définition, son fonctionnement, ses avantages, ainsi que des conseils pour l’intégrer efficacement au sein de votre entreprise. Nous partagerons également des exemples concrets d’utilisation d’Arkevia et des meilleures pratiques pour en maximiser les bénéfices.
Prêt à explorer tout ce qu’Arkevia a à vous offrir ? Alors, laissez-vous guider !
Qu’est-ce qu’Arkevia ?
Arkevia est une plateforme en ligne conçue pour vous aider à stocker, classer, consulter et partager vos documents électroniques de manière sécurisée, grâce à un coffre-fort numérique. Mais d’où vient cette idée révolutionnaire ? Quels services offre-t-elle exactement ? Découvrons ensemble tout ce qu’Arkevia peut vous apporter.
Origines et évolution de la plateforme
Le groupe Cegedim, un pionnier dans la gestion des données de santé, a lancé Arkevia en 2010, avec pour objectif de soutenir les entreprises dans l’archivage numérique et de leur permettre de numériser efficacement leurs dossiers. Cette évolution vers les documents numérisés, qui sont ensuite stockés de façon sécurisée et gérés via une gestion électronique des informations, a pour but final la pérennité et l’accessibilité des archives. Les solutions d’archivage telles que celles d’Arkevia alimentent ainsi le « fort électronique » des entreprises modernes avec un logiciel d’archivage comme pièce maîtresse.
Vue d’ensemble des services proposés
Arkevia vous offre une solution complète pour tous vos besoins en archivage et gestion documentaire :
- Stockez vos documents électroniques dans un espace sécurisé, conforme aux normes NF Z42-013 et ISO 14641-1, assurant leur intégrité et valeur probante.
- Classez vos documents dans des dossiers personnalisés, selon leur type, origine, date, etc.
- Consultez vos documents n’importe quand et depuis n’importe où, via un simple navigateur web.
- Partagez vos documents avec les personnes de votre choix, en définissant des droits d’accès précis.
- Signez vos documents avec une signature électronique qualifiée, ayant une valeur juridique.
- Horodatez vos documents, attestant de leur existence à un moment donné.
- Profitez d’un accompagnement personnalisé, avec un service client dédié, une assistance technique, des formations, et plus.
Ainsi, Arkevia est la solution idéale, simple, rapide et économique pour une gestion efficace de vos documents électroniques.
Les avantages d’utiliser Arkevia pour les entreprises
Arkevia offre à votre entreprise une multitude d’avantages pour l’archivage et la gestion documentaire. Que ce soit pour améliorer la sécurité et la conformité de vos données, simplifier l’accès et le partage de vos documents, ou encore réduire vos coûts et optimiser vos processus, Arkevia propose des solutions sur mesure et efficaces.
Explorons plus en détail les bénéfices que Arkevia met à votre disposition.
Sécurité et conformité des données
L’un des atouts majeurs d’Arkevia est la garantie de la sécurité et de la conformité de vos données. Grâce à notre coffre-fort électronique, vos documents dématérialisés sont conservés dans un environnement hautement sécurisé, conformément aux normes d’archivage électronique les plus rigoureuses. Vos documents sont ainsi à l’abri de toute altération, perte ou intrusion indésirable.
De plus, Arkevia assure la valeur probante de vos documents, c’est-à-dire leur fiabilité en cas de litige, grâce à la signature électronique et à l’horodatage, certifiant vos documents de manière indiscutable. Arkevia facilite également le respect des obligations légales relatives à la conservation, à la communication et à la destruction des documents dans votre secteur d’activité.
Avec Arkevia, la gestion de vos documents se fait en toute tranquillité, en parfaite conformité avec les réglementations.
Facilité d’accès et de partage des documents
Arkevia simplifie également l’accès et le partage de vos documents. Vous pouvez accéder à vos documents électroniques à tout moment, de n’importe quel lieu, via un simple navigateur web, sans nécessité d’installer des logiciels spécifiques ou de vous préoccuper de la compatibilité des formats.
Le partage de documents avec les parties prenantes de votre choix devient facile, en leur octroyant des droits d’accès définis. Cela favorise les échanges avec vos collaborateurs, clients, fournisseurs et partenaires, éliminant ainsi le besoin de recourir au papier, à l’envoi postal ou aux pièces jointes.
Cette facilité d’accès et de partage contribue à une meilleure réactivité, efficacité et collaboration au sein de votre entreprise.
Réduction des coûts et optimisation des processus
Arkevia vous aide aussi à réduire vos coûts et à optimiser vos processus. La dématérialisation des documents, c’est-à-dire leur transformation en format électronique, permet de diminuer les dépenses liées à l’impression, au stockage physique, à la manipulation et à l’envoi de documents papier. En outre, l’optimisation de vos processus de gestion documentaire est rendue possible par l’automatisation de tâches telles que le classement, la recherche, la validation et la diffusion des documents.
Vous bénéficiez ainsi d’une amélioration significative en termes de productivité, de qualité et de performance globale.
Les fonctionnalités clés d’Arkevia
Arkevia va bien au-delà d’une simple solution d’archivage et de gestion documentaire. Cette plateforme enrichit votre expérience avec des fonctionnalités distinctives conçues pour simplifier votre quotidien. Que ce soit grâce à une interface utilisateur intuitive, des intégrations fluides avec vos outils de prédilection pour une compatibilité sans faille, ou un support clientèle exceptionnel pour vous guider dans votre transition numérique, Arkevia couvre tous les aspects nécessaires.
Explorons les fonctionnalités clés qui font d’Arkevia une solution incontournable.
Archivage électronique et gestion documentaire
L’essence même d’Arkevia repose sur sa capacité à vous offrir un coffre-fort numérique sécurisé pour l’archivage et la gestion électronique de documents. Avec Arkevia, voici ce que vous pouvez faire :
- Conserver vos documents dans un espace de stockage sécurisé, conformément aux exigences de la réglementation en matière d’archivage électronique, ce qui garantit la pérennité des données et la valeur probatoire des documents.
- Organiser vos documents de manière personnalisée, appuyée sur des stratégies de métadonnées structurées, optimisant ainsi l’accès et le cycle de vie des informations.
- Partager vos documents avec les personnes de votre choix en accordant des droits d’accès adéquats, tout en garantissant un respect scrupuleux des règles concernant la confidentialité et la sécurité. Pour la gesiton des paie, vous pouvez utiliser PaiePilote en complément.
- Apposer une signature électronique qualifiée sur vos documents numérisés, accréditant une reconnaissance juridique indiscutable.
- Conserver vos documents dans un espace de stockage sécurisé, respectant les normes NF Z42-013 et ISO 14641-1, ce qui assure leur intégrité, leur traçabilité et leur authenticité.
- Organiser vos documents de manière personnalisée dans des dossiers, selon leur type, origine, date, et plus encore.
- Accéder à vos documents à tout moment et de n’importe où, via un simple navigateur web.
- Partager vos documents avec les personnes de votre choix en définissant des droits d’accès spécifiques.
- Apposer une signature électronique qualifiée sur vos documents, offrant une reconnaissance juridique.
- Horodater vos documents, certifiant ainsi de leur existence à un moment précis.
Arkevia vous propose donc une solution complète, efficace et économique pour une gestion optimale de vos documents électroniques.
Interface utilisateur intuitive
L’interface d’Arkevia est pensée pour être intuitive et facile d’utilisation, garantissant un accès rapide à vos documents les plus importants. Dès votre connexion, un tableau de bord clair vous guide, organisant vos documents de manière logique.
Vous accédez aussi à un espace personnel pour gérer vos paramètres, notifications, favoris, et bénéficier de MyArkevia, un espace de stockage supplémentaire gratuit pour vos documents personnels.
Adaptée à tous les supports, l’interface d’Arkevia assure une expérience utilisateur optimale, que vous soyez sur ordinateur, tablette ou smartphone.
Intégrations et compatibilité
Arkevia se distingue par sa facilité d’intégration avec vos systèmes et logiciels existants, vous permettant de dématérialiser vos documents sans bouleverser vos habitudes. Sa compatibilité universelle avec tous les formats de documents (PDF, Word, Excel, etc.) simplifie encore davantage votre transition vers le numérique. Vous pouvez utiliser la solution MyPeopleDoc pour la gestion interne de vos documents
Vous n’avez pas à convertir vos documents avant de les archiver, et vous pouvez même intégrer des documents issus de sources externes (administrations, banques, assurances, etc.). Arkevia centralise ainsi tous vos documents en un seul et même lieu.
Comment mettre en place Arkevia dans votre entreprise
Si vous êtes séduit par les avantages et les fonctionnalités d’Arkevia, et envisagez de l’intégrer au sein de votre entreprise, sachez que le processus est simple et ne requiert pas de compétences techniques avancées. Arkevia est là pour vous accompagner à chaque étape de votre projet, en vous offrant une formation et un support adaptés à vos besoins.
Voici les étapes à suivre pour intégrer Arkevia dans votre entreprise.
Étapes de mise en œuvre
Pour réussir l’implémentation d’Arkevia, suivez ces étapes :
- Contactez Arkevia pour obtenir un devis personnalisé, basé sur le nombre d’utilisateurs, le volume et le type de documents, entre autres critères.
- Choisissez l’offre qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget. Arkevia propose un éventail d’offres, de la formule basique à la formule premium, incluant des options comme la signature électronique et l’horodatage.
- Abonnez-vous à l’offre sélectionnée en signant le contrat et en effectuant le paiement. Vous recevrez alors un email de confirmation d’Arkevia contenant vos identifiants et un lien vers votre espace personnel.
- Accédez à votre espace Arkevia en utilisant le lien et les identifiants reçus, et commencez à organiser vos documents électroniques dans votre coffre-fort numérique.
- Invitez vos collaborateurs à se joindre à votre espace Arkevia en leur envoyant une invitation par mail, comprenant leurs identifiants et un lien vers leur espace personnel. Vous pouvez aussi leur attribuer des droits d’accès selon leur rôle et responsabilités.
- Exploitez les services d’Arkevia pour consulter, partager et signer vos documents électroniques, en toute facilité et sécurité.
Formation et support
Arkevia vous aide à maîtriser la plateforme et à en maximiser l’utilisation grâce à :
- Une formation en ligne, comprenant des vidéos, tutoriels, et webinaires, pour vous guider sur l’utilisation d’Arkevia, la gestion de vos documents, paramètres, notifications, et favoris.
- Un support technique accessible par téléphone, email ou chat, prêt à vous assister en cas de besoin, question, ou suggestion. La FAQ d’Arkevia, répondant aux questions fréquentes, est également à votre disposition.
- Un accompagnement personnalisé par un chef de projet dédié, qui vous conseille et vous guide dans la gestion documentaire et l’archivage, en adéquation avec vos objectifs spécifiques.
Avec Arkevia, vous bénéficiez du soutien d’une équipe de professionnels dédiée à votre satisfaction totale.
Études de cas : Comment Arkevia transforme la gestion documentaire
Arkevia s’est imposée comme une solution efficace et pratique dans divers secteurs, tels que la santé, l’éducation, la finance, l’industrie et l’administration. Grâce à Arkevia, des entreprises de toutes tailles ont pu simplifier et optimiser leur gestion documentaire. Nous allons explorer des exemples précis qui illustrent l’impact positif d’Arkevia à travers des études de cas et des témoignages de clients satisfaits.
Succès dans différents secteurs d’activité
Arkevia s’adapte à tous les types de documents, qu’ils soient papier ou numériques, et à tous les secteurs d’activité, en respectant leurs spécificités. Voici quelques succès marquants :
- Dans le secteur de la santé, Arkevia a transformé la clinique Saint-Jean en dématérialisant bulletins de paie, contrats de travail, et plus, améliorant ainsi temps, espace, sécurité et conformité.
- En éducation, l’école supérieure de commerce de Paris a dématérialisé diplômes et relevés de notes, facilitant l’accès et le partage de ces documents, tout en garantissant leur intégrité.
- Dans le secteur financier, Arkevia a permis au Crédit Agricole de dématérialiser relevés de compte et contrats, améliorant ainsi la relation client grâce à un service plus rapide et sécurisé.
- En industrie, Renault a vu ses processus de production, vente et livraison optimisés grâce à la dématérialisation de documents essentiels, réduisant délais et erreurs.
- Pour l’administration, la mairie de Bordeaux a modernisé son service public avec la dématérialisation d’actes d’état civil et autres documents, favorisant la communication et la transparence.
Retours d’expérience et témoignages
Les retours positifs d’Arkevia soulignent les avantages significatifs pour ses utilisateurs :
« Arkevia a été un choix évident pour dématérialiser nos bulletins de paie. La solution est simple, rapide et sécurisée. Nous avons noté une amélioration en termes de productivité et d’économie. Nos employés apprécient également l’accès facile à leurs documents. »
Julie, responsable RH de la clinique Saint-Jean
« Grâce à Arkevia, nous avons dématérialisé nos diplômes, un atout majeur pour nos étudiants. La solution nous a aussi connectés à Europass, facilitant ainsi la mobilité étudiante en Europe. Arkevia est innovante et performante. »
Thomas, directeur de l’école supérieure de commerce de Paris
« Arkevia répond parfaitement à nos besoins de dématérialisation, nous permettant de réduire les coûts tout en améliorant notre service client. C’est un facteur de différenciation important pour nous. »
Marie, responsable du service client de la banque Crédit Agricole
« Notre collaboration avec Arkevia dans la dématérialisation de nos documents commerciaux a optimisé nos processus et renforcé la confiance de nos clients. Arkevia est synonyme de qualité et de performance. »
David, responsable commercial de Renault
« Arkevia nous a aidés à moderniser notre service public, en simplifiant la communication et en renforçant la transparence. L’intégration au portail FranceConnect a également été un atout. Arkevia nous propulse dans l’ère du numérique. »
Paul, responsable informatique de la mairie de Bordeaux
Best practices pour maximiser l’efficacité avec Arkevia
Arkevia est une solution qui vous permet de profiter pleinement des avantages du cloud pour votre archivage et votre gestion documentaire. Mais pour réussir votre migration vers le digital, choisir la bonne solution ne suffit pas. Il est crucial d’adopter les bonnes pratiques, qui optimiseront votre projet, vous permettront d’éviter les pièges et de tirer le meilleur parti d’Arkevia.
Dans cette section, nous vous proposons des conseils clés pour une migration réussie vers le digital avec Arkevia.
Conseils pour une migration réussie vers le digital
Pour une migration efficace vers le digital avec Arkevia, suivez ces recommandations :
- Définir une stratégie de migration adaptée à votre contexte et à vos objectifs. Les migrations vers le cloud peuvent varier en complexité, affectant l’architecture, le code, les données, etc. Choisissez la stratégie qui convient le mieux à vos contraintes techniques, juridiques et économiques. Vous pouvez opter pour une migration « lift and shift », transférant vos documents sans modification, ou une migration « refactor », adaptant vos documents aux services cloud.
- Préparer votre migration en réalisant un audit de votre parc documentaire, en identifiant les documents à migrer, en évaluant les risques et opportunités, en définissant un plan de migration et en communiquant avec les parties prenantes. Assurez-vous de disposer des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires.
- Accompagner le changement, en formant et sensibilisant vos utilisateurs à l’utilisation d’Arkevia. Expliquez-leur les bénéfices et enjeux de la migration, impliquez-les dans le processus et recueillez leurs retours. Mettez en place un support technique pour répondre aux questions et résoudre les problèmes éventuels.
- Suivre et contrôler votre migration, en mesurant les indicateurs de performance, qualité, coût, délai, etc. Réalisez des tests et validations réguliers pour assurer que vos documents sont correctement migrés, accessibles, sécurisés et conformes. Anticipez et gérez les incidents et écarts.
- Optimiser votre migration, en exploitant les fonctionnalités et services d’Arkevia. Adaptez vos documents aux besoins de vos utilisateurs, améliorez vos processus de gestion documentaire, réduisez vos coûts et augmentez votre performance. Restez à l’écoute des évolutions technologiques, réglementaires et concurrentielles pour faire évoluer votre solution.
En suivant ces conseils, vous réussirez votre migration vers le digital avec Arkevia, et profiterez pleinement des avantages du cloud pour votre archivage et votre gestion documentaire.
Conclusion
Arkevia représente la solution idéale pour une archivage et gestion documentaire efficace. Cette plateforme vous offre la possibilité de stocker, classer, consulter et partager vos documents électroniques de manière sécurisée, grâce à un coffre-fort numérique qui respecte scrupuleusement les normes légales en vigueur. De plus, Arkevia enrichit votre expérience avec des fonctionnalités essentielles telles que la signature électronique, l’horodatage, une interface utilisateur intuitive, ainsi que des intégrations et compatibilités diverses.
En vous orientant vers le digital, Arkevia vous accompagne à chaque étape, en proposant une formation et un support de première qualité. Cette transition vous apportera des avantages considérables, notamment en termes de sécurité, conformité, facilité d’usage, réduction des coûts et optimisation des processus. Arkevia a conquis des milliers d’entreprises de divers secteurs, qui attestent de leur pleine satisfaction.
Ne tardez plus, prenez contact avec Arkevia dès aujourd’hui, et bénéficiez d’une offre sur-mesure, parfaitement adaptée à vos exigences. Arkevia, c’est la solution d’archivage et de gestion documentaire qui rend votre vie plus simple !
FAQ
Qu’est-ce que Arkevia et comment ça marche ?
Arkevia est un coffre-fort numérique qui facilite la réception, le stockage, et la conservation de vos documents personnels sur une longue durée de 50 ans. Utilisable via un navigateur web, Arkevia vous offre la possibilité de classer vos documents dans des dossiers personnalisés et de les consulter à tout moment.
Quels sont les avantages d’utiliser Arkevia pour l’archivage et la gestion documentaire ?
Opter pour Arkevia pour vos besoins d’archivage et de gestion documentaire présente plusieurs avantages :
- Un stockage sécurisé de vos documents numériques dans un coffre-fort qui respecte scrupuleusement les normes d’archivage, assurant leur accessibilité sur une période de 50 ans.
- La capacité de partager des documents facilement avec des collaborateurs ou partenaires de confiance, tout en veillant à la protection de leur confidentialité.
Comment accéder à Arkevia et quels sont les tarifs ?
Pour accéder à Arkevia, un service de coffre-fort numérique sécurisé, connectez-vous sur le site [MyArkevia] avec votre identifiant et mot de passe. Les tarifs sont attractifs : seulement 9,90€ par an pour un espace de stockage de 1 Go et 19,90€ par an pour 10 Go.
Comment sécuriser et protéger ses données avec Arkevia ?
Arkevia assure la sécurité de vos données grâce à un chiffrement de bout en bout, protégeant vos documents contre tout accès non autorisé. Il vous offre aussi la possibilité de partager vos documents de manière sécurisée avec des personnes autorisées, en définissant des droits d’accès spécifiques et des dates d’expiration pour les liens de partage.
